Malte ZanderInhalt
Prüfen Sie Zertifikate und Abschlüsse immer beim Aussteller, über einen Weg, den Sie selbst gefunden haben, und nie über den Link oder QR-Code auf dem Dokument. Die Checkliste unten führt in zehn Schritten vom Eingang der Unterlagen bis zur Dokumentation. Für die häufigsten Nachweise gibt es offizielle Prüfwege, etwa den IHK Zeugnis-Check, Online-Prüfungen der Sprachprüfungsanbieter, IAF CertSearch und anabin.
- In einer YouGov-Umfrage für den britischen Prüfdienst Hedd im April 2025 meldeten 67 % der großen Unternehmen mehr betrügerische Bewerbungen, 45 % hatten falsche Angaben zu Abschlüssen aufgedeckt (Prospects Luminate).
- Nur 52 % der großen, 37 % der mittleren und 29 % der kleinen Unternehmen prüfen alle Abschlüsse von Bewerbenden (Prospects Luminate).
- Mit dem kostenlosen IHK Zeugnis-Check lassen sich Ausbildungszeugnisse teilnehmender IHKs für Prüfungen seit 2007 online prüfen (IHK Kassel-Marburg).
- Ein digitales IHK-Zeugnis lässt sich nur prüfen, wenn die Datei direkt gespeichert und nicht über „Drucken und Speichern als PDF“ erzeugt wurde (IHK Darmstadt).
Warum reicht ein Blick auf das Dokument nicht?
Weil gute Fälschungen perfekt aussehen und weil viele inzwischen eine eigene Bestätigung mitbringen. Auf einem gefälschten Zertifikat steht oft ein Link oder QR-Code, der zu einer nachgebauten Prüfseite führt und dort „gültig“ anzeigt. Wer diesem Weg folgt, prüft beim Fälscher. Die wichtigste Regel dieser Checkliste lautet deshalb: Den Prüfweg finden Sie selbst, nicht das Dokument.
Die Checkliste vor dem Angebot
Zehn Schritte, die Sie für jeden Nachweis durchgehen, der für die Entscheidung zählt:
Nachweise vollständig anfordern: das Dokument und die Angaben, die der Aussteller für eine Prüfung braucht, etwa Zertifikatsnummer, Prüfungsdatum und Geburtsdatum.
Einverständnis und Datenschutz klären. Informieren Sie die bewerbende Person, dass Sie Nachweise beim Aussteller prüfen, und stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Datenschutzstelle ab.
Den Aussteller unabhängig finden, über seine offizielle Website, die Sie selbst aufrufen. Links, Telefonnummern und Adressen auf dem Dokument nutzen Sie nicht.
Den offiziellen Prüfweg nutzen: Online-Prüfung, Register oder schriftliche Anfrage, so wie der Aussteller es auf seiner Website beschreibt.
Digitale Nachweise technisch prüfen. Signierte Zertifikate prüfen Sie über die Signatur oder das Prüfwerkzeug des Ausstellers, mit der Originaldatei.
Ausländische Abschlüsse einordnen, in Deutschland mit der Datenbank anabin, und die Echtheit beim Aussteller bestätigen lassen.
Branchenzertifikate gegenprüfen, etwa ISO-Zertifikate über das Register der Zertifizierungsstelle und die Datenbank der Akkreditierungsstelle.
Abweichungen nicht allein bewerten. Ein negatives Ergebnis kann ein Tippfehler sein. Fragen Sie beim Aussteller nach, bevor Sie entscheiden.
Verdächtige Prüfseiten melden, an den Aussteller, dessen Namen die Seite nutzt, am besten über dessen Meldeweg.
Das Ergebnis dokumentieren: wer wann über welchen Weg geprüft hat und mit welchem Ergebnis.
Welcher Prüfweg passt zu welchem Nachweis?
Für die häufigsten Nachweise gibt es feste Wege:
| Nachweis | Prüfweg | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| IHK-Ausbildungszeugnis | IHK Zeugnis-Check oder Anfrage bei der ausstellenden IHK | Gilt für teilnehmende IHKs und Prüfungen seit 2007 |
| Digitales IHK-Zeugnis | Cert4Trust mit der Originaldatei | Die Prüfung scheitert, wenn die Datei verändert wurde |
| Sprachzertifikat | Online-Prüfung oder Anfrage beim Prüfungsanbieter, etwa beim Goethe-Institut | Prüfseite immer über die offizielle Website öffnen |
| ISO- oder Managementsystem-Zertifikat | Register der Zertifizierungsstelle, dazu IAF CertSearch | Nicht jedes Zertifikat ist in IAF CertSearch enthalten |
| Ausländischer Hochschulabschluss | anabin, bei Bedarf Zeugnisbewertung der ZAB | Die Echtheit des Dokuments klärt nur der Aussteller |
| European Digital Credential | Prüfung des elektronischen Siegels | Gilt EU-weit rechtlich als echt vermutet (Europass) |
Weitere Hintergründe zu einzelnen Nachweisen finden Sie in Gefälschte Sprachzertifikate und Gefälschte Zertifikatsregister.
Woran erkennen Sie eine gefälschte Prüfseite?
An Merkmalen, die eine echte Prüfseite nie hat:
Die Domain passt nicht zur offiziellen Website des Ausstellers, auch wenn der Name vorne steht, etwa [aussteller].ergebnis-check.[zufall].com.
Sie erreichen die Seite nur über das Dokument. Von der Website des Ausstellers führt kein Weg dorthin.
Die Seite zeigt „gültig“, ohne dass Sie etwas eingeben, weil alle Angaben schon im Link stehen.
Die Domain ist neu und erst kurz vor dem Ausstellungsdatum des Dokuments oder danach registriert worden.
Impressum, Kontakt oder Datenschutz fehlen oder führen ins Leere.
Mehr zu Seiten, die nur mit dem richtigen Link etwas zeigen, erklärt Versteckte Fake-Seiten.
Vorlage: Echtheitsanfrage an den Aussteller
Wenn der Aussteller keine Online-Prüfung anbietet oder das Ergebnis unklar ist, hilft eine kurze Anfrage:
Betreff: Echtheitsprüfung eines Zertifikats
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens wurde uns ein Nachweis Ihrer Einrichtung vorgelegt. Die bewerbende Person ist mit der Prüfung einverstanden. Bitte bestätigen Sie, ob der folgende Nachweis von Ihnen ausgestellt wurde und die Angaben übereinstimmen.
Name: [Vorname Nachname], Geburtsdatum: [TT.MM.JJJJ], Nachweis: [Bezeichnung, Niveau oder Note], Nummer: [Zertifikatsnummer], ausgestellt am [TT.MM.JJJJ].
Eine Kopie liegt bei. Den Prüflink auf dem Dokument haben wir bewusst nicht genutzt. Er führt zu [Adresse aus dem Dokument]. Falls diese Adresse nicht zu Ihnen gehört, möchten wir Sie darauf hinweisen.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, Unternehmen, E-Mail, Telefon]
Was tun Sie bei einem Verdacht?
Ruhig und in dieser Reihenfolge:
Nichts vorschnell vorwerfen. Ein Fehler in der Datenbank oder ein Tippfehler ist möglich.
Beim Aussteller nachfragen, über den selbst gefundenen Kontakt und mit der Vorlage oben.
Die gefälschte Prüfseite melden, wenn der Link zu einer fremden Domain führt. Der Aussteller kann sie entfernen lassen.
Personal- und Rechtsabteilung einbinden, bevor Sie mit der bewerbenden Person sprechen. Über weitere Schritte entscheiden Sie dort.
Alles dokumentieren, einschließlich der Antwort des Ausstellers.
Wie hilft AI Fraud Protect?
AI Fraud Protect schützt die Aussteller, auf deren Prüfwege Sie sich verlassen. Wo ein Aussteller das Melde-Widget auf seiner Prüfseite einsetzt, melden Sie einen verdächtigen Link oder laden das Zertifikat als PDF hoch, direkt dort, wo Sie ohnehin prüfen. Die Meldung landet beim Aussteller, die KI analysiert die Seite sofort, und eine gefälschte Prüfseite wird bis zur Entfernung verfolgt. Stellt Ihr Unternehmen selbst Zertifikate aus, etwa über eine eigene Akademie, schützt AI Fraud Protect auch Ihren eigenen Prüfweg.
Starten Sie den kostenlosen Fraud-Scan für einen Kurzreport innerhalb von 48 Stunden oder fragen Sie eine Demo an, um Melde-Widget und Takedown in der App zu sehen.
Häufige Fragen
Dürfen wir beim Aussteller nachfragen?
In der Regel ja, wenn die bewerbende Person informiert ist und Sie nur die Angaben weitergeben, die für die Prüfung nötig sind. Die genaue Rechtsgrundlage klären Sie mit Ihrer Datenschutzstelle. Das ist keine Rechtsberatung.
Was, wenn der Aussteller nicht antwortet?
Fragen Sie nach einer Woche erneut nach und bitten Sie die bewerbende Person, eine Bestätigung direkt beim Aussteller anzufordern, die er Ihnen selbst schickt. Weitergeleitete „Bestätigungen“ ersetzen keine Prüfung.
Sind QR-Codes auf Zertifikaten sicher?
Nur so sicher wie die Adresse dahinter. Vergleichen Sie die Domain, zu der der Code führt, mit der Domain der offiziellen Website, die Sie selbst gefunden haben. Stimmen sie nicht überein, ist das ein Warnsignal.
Wie häufig sind gefälschte Abschlüsse?
Genaue Zahlen gibt es kaum, weil viele Fälschungen nie auffallen. In der YouGov-Umfrage für Hedd hatten 45 % der großen Unternehmen falsche Angaben zu Abschlüssen aufgedeckt, und viele Unternehmen prüfen nicht alle Abschlüsse.
Quellen
Prospects Luminate: Degree fraud, the changing landscape and what employers can do about it, November 2025
anabin: Informationsportal zur Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse